1、投资决策的需要
建筑业的发展在国民经济中占有重要地位，各级政府在安排不同阶段的建筑业发展计划和基本建设规模时，必然要根据财政能力和工程造价水平的发展趋势来确定。而工程造价水平的确定，是依靠长期的工程造价资料的积累和科学合理的方法测算的结果。所以，工程造价资料收集的方法是否科学、数据是否准确，决定了工程造价水平测算结果是否准确，直接影响宏观决策。因此，在国民经济的宏观管理和进行建设决策中都离不开长期的工程造价资料的收集工作。
2、建设行政主管部门对工程造价股那里的需要
工程造价管理涉及到不同层次，建设行政主管部门在目前社会主义市场经济的条件下股那里工程造价，是通过发布造价管理政策、规范市场行为，引导建筑市场向有序竞争的方向发展。这些政策的制订离不开正确反映建筑市场的工程造价资料。只有长期地、系统地、准确地、科学地、收集和整理工程造价资料，再能制订出符合当前建筑市场发展的工程造价各项政策，并能在一定的时间正确的指导、规范建筑市场的发展。
（二）在微观管理中的作用
1、建筑安装工程定额的编制和管理的需要
定额的编制是在收集大量编制资料的基础上进行的，一类资料来源于各类标准、规范以及具体的工程设计、施工组织设计等，属于定额编制的技术资料；另一类资料来源于建筑安装工程的实际结算资料和建筑市场的劳务、建筑材料、施工机械台班的价格等，属于定额编制的经济资料。定额编制的技术资料是定额编制最基本、最重要的部分，虽然庞杂，但在一定的时期内是相对稳定的。新技术、新材料、新施工方法的出现与现有的成熟技术、常用的材料、基本的施工方法相比其数量不多、变化不大，在定额的编制中只作小范围的补充，一般不会进行全面的更新，技术资料在历史定额修编的使用上不会有太大的变化。而定额编制采用的经济资料，如：建筑材料的价格会随着生产供应情况和市场需求情况在不断的变化；劳务价格、机械的租赁价格以及与工程建设相关的服务价格都会随着供应情况和市场的需求情况，不断地按市场规律进行自动调节变化，定额编制所收集的造价资料也就不断地变化。我们在定额的编制和管理中，应当及时地收集工程造价资料，使定额所反映的价格水平贴近于建筑市场的实际情况。
2、工程造价信息管理的需要
工程造价信息包括：与工程造价相关的各类造价指数、各类工程造价指标以及劳务、建筑材料、机械租赁价格及其指数等。这些信息的收集整理依靠合理的、科学的方法，更离不开及时准确的工程造价资料，这些资料是基础。因此，工程造价信息的发布单位，必须有畅通可靠的工程造价资料收集的渠道才能及时准确的提供工程造价信息。
3、建设单位投资决策和控制投资的需要
建设单位的投资建设活动是自身积累后要求发展的结果。将自己多年的积累花到工程建设上，在工程建设的决策上不仅要考虑到投资要达到的目的和效果，还要考虑到投资的成本，使投资成为经营中有利可图的活动。如何才能做到这一点呢？工程建设单位应当不断地总结自己的投资经验，也就是收集整理自己的工程造价资料和投资形成的经济效果；另一方面，工程建设单位应当尽可能的收集整理与自身建设相关的工程造价资料，同时还要掌握建筑市场的行情，在投资活动中做出正确的决策。
4、施工企业经营的需要
工程造价资料是施工企业进行正确经营决策的资本。一切经营者的活动都离不开获取最大利润的目的，施工企业的经营活动从本质上讲是经济活动。施工企业的技术装备和人员素质提高、企业运行机制科学是企业发展的必备条件，但是企业的经营不是仅停留内部的运行上，而是要参与建筑市场的竞争活动使企业获得收益。工程造价资料的收集整理是施工企业了解建筑市场的变化情况，加强经营管理，提高在建筑市场的竞争力重要的方面。及时地收集整理工程造价资料能使企业了解建筑市场的环境，找出经营中存在的问题和确定自身发展方向。这样，对于准备参与投标的工程项目可以根据企业经营的需要合理的确定投标价格；对于在建工程可以及时掌握经营情况，降低成本，取得更大的利益；对于准备结算的已完工程，可以准确的计算结算造价，收回企业应得的资金。
5、造价咨询的单位服务的需要算造价，收回企业应得的资金。
累是生存的必要条件。工程造价资料的积累时工程造价咨询单位经验和业绩的积累，通过不断的积累，才能提高高质量的咨询服务，提高商业信誉，吸引更多的客户，在社会上树立起名牌企业的形象。企业不仅通过服务来积累资料，还应当通过社会上发布的工程造价信息和市场调查来充实资料，以便及时了解建筑市场的行情和有关工程造价的政策法规，为社会提供全面准确的咨询服务。另外，工程造价咨询单位有义务向工程造价管理机构提供工程造价资料。
